实现酒店差旅支出节省的七个步骤

　　在此之前，CWT的研究小组进行了一项调查，结果发现，虽然差旅过程的酒店支出在整体差旅预算中平均占将近40%的比例，但这项支出却经常被低估，而且未得到集中有效的管理。

　　CWT商务智能副总裁Christophe Renard表示：“全球经济衰退迫使许多企业削减开支，更有效地管理商务旅行。这项研究提出了优化差旅酒店支出的具体、可量的方式，同时能够满足旅行者和企业高层管理人员的需求。”

　　CWT面向全球各个规模企业的101名差旅管理者以及5016位商务旅行者和差旅计划者展开在线调查，提出了帮助企业实现酒店支出节省的七个步骤：

1、数据整合。评估酒店住宿的整体开支，需要准确、全面的数据，其能提供关于房价和额外费用的细目分类。企业可以通过差旅管理公司和企业信用卡提供商获取多数完整的数据。

2、了解差旅人士的需求和行为。与一般观念相反的是，差旅人士更看重酒店与商务地点的接近程度，而不是酒店级别，后者并非促进客户满意度的必要条件。尽管如此，这项研究显示在入住时间较长时，旅行者更喜欢入住高级酒店。根据其对实用性（即互联网接入、酒店内餐馆、休闲/运动设施）和舒适度（酒店级别、服务质量、安全性、氛围、环保程度）的各种需求，酒店的商务客人被分成四个种类：挑剔型客户（32%），他们认为以上因素都非常重要；舒适型客户（25%），他们认为舒适度比实用性更重要；实用主义型（9%），他们认为实用设施比舒适更重要；最后是随意型客户（34%），他们认为以上因素都不那么重要。确定了自己企业里的不同类型差旅客户后，差旅管理者就可以以此为依据设定或采取酒店入住方案。

　　研究还发现，差旅人士更愿意使用“基本的”功能型在线酒店预订模式，而不是同行提供的图片和反馈信息。

3、制定有效的酒店政策。清晰全面的酒店政策会提高员工的服从度。必须规定员工使用首选酒店和首选的预订渠道（即指定的差旅管理公司和企业在线预订工具）。研究结果支持了这一点：通过差旅管理公司预订可以令员工更多选择首选的酒店，并享受比其它预订渠道，如酒店呼叫中心和网站、直接致电酒店、在线旅行社和专业的酒店预订网站等，低18%—21%的房价。

　　当首选酒店客房供应不足时，差旅人士应该获得准确的指引应该怎么做。这意味着需预订首选的酒店连锁（可能的话）而不是非首选的酒店，或在首选酒店计划没有覆盖的地区遵守公司的开支限制。此外，只有在非首选酒店的房价比首选酒店低至少20%时，公司政策才能授权员工预订前者。差旅人士还必须获得关于哪些酒店设施费用可以报销的清晰指引，因为这类开支可能在入住总费用中占高达33%。最后，规定使用首选的企业信用卡，可以更好地追踪差旅的酒店支出。

4、优化首选酒店计划。在某一家酒店的开支达到1万美元时，企业就应该与该酒店协商签订首选酒店合作协议。另外，还可以在计划中引入符合差旅人士需求的较低级别酒店，从而实现节省，因为两个级别酒店之间的差价平均可达21%-25%。为了限制酒店涨价、通过经常入住提高酒店服从度，企业应该在向首选酒店支付下一年的至少80%的预定金。

5、 有效议价。与单独每一家酒店签署协议，通常比与整个连锁签署协议节省更多。因此，当一家企业的入住次数非常多时，协商签署单家酒店协议更加有利。但反而言之，那些差旅模式特别分散的企业则可以通过签署酒店连锁协议，将某家首选酒店计划的优势覆盖至其入住次数不足的市场中。

　　协议签署最后一间客房的可用条款（即尽管只剩下一间协议类别的客房可以入住时，酒店也必须提供协议价），可以使企业在整年内享受更低的平均房价。

6、提高差旅人士的服从度。除了广泛流通的政策规定外，差旅人士和差旅管理者必须容易获取首选酒店的名单以及方便易用的企业在线预订工具。此外，销售终端的差旅咨询人士应该获得执行权，要求差旅人士同时预订机票和酒店。对于不服从规定的差旅人士，企业应该进行跟进。

7、绩效追踪。应该追踪以下几种绩效指标：计划设计、采购、差旅人士对政策的服从度以及酒店经营者的绩效。对GDS的房价载入进行多次审计尤其重要。CWT对五家企业的酒店计划进行的初期审计发现，只有50%的协议房价被准确地载入酒店系统中。对酒店经营者定期进行房价审计也很重要，这样能确保对方信守承诺。审计工作还能发现一些差旅人士入住比政策规定更高级的酒店的现象。
（Miracle编译）