中国企业出海需要怎样的差旅资源整合思路？

中国企业出海欲望高涨，尤其在新能源、制造业和数字科技等领域不断加码。然而，复杂多变的国际环境使得企业在出海过程中面临前所未有的挑战。

这些不确定性不仅抬高了运营成本，也让海外资源的整合变得更为困难，对企业的应变能力和数智化管理水平提出了更高要求。

5月22日，2025环球旅讯数智论坛·上海站在上海中油阳光大酒店举行。汇智国际旅游 渠道运营总监 胡百川、合思商旅业务负责人 苏世骏，与主持人Hotelbeds 大中华区战略合作伙伴主管 李卓彪，展开了一场关于“海外资源整合的困难与思路”的圆桌讨论，深入探讨企业在出海过程中的现实痛点与应对策略。

李卓彪：在当前住宿资源整合的过程中，怎么看待不同模式之间的差异？企业在选择供应商时，又有哪些关键要点需要特别关注？

胡百川：虽然产业链上有各种不同类型的角色，但大致可以分为两类：

一类是服务商，比如TMC（差旅管理公司），更偏向为企业提供解决方案，强调提效和优化管理；

另一类是像我们汇智这样的供应链提供者，更注重资源的覆盖与整合，目标是帮助企业降本增效，提供更具性价比的产品、更全面的资源选择，以及更高效的交付能力，确保服务端的落地和执行。

而汇智的角色，就是在这个体系中专注于做好资源整合与供给，为企业构建更有竞争力的酒店资源供应链。

苏世骏：最早其实大家对合思的理解是做软件，做报销这一块。但是其实大家都知道商旅在国外叫T&E（差旅和费控）。T&E是没有办法去区分开来的，如果说只用了TMC, 后端的数据链条还需要报销或费控系统对打通或承接。所以大家会发现，这两年聚合平台，包括一体化平台在市场上受关注的趋势越来越高。

现在很多中国企业正在出海，尤其是新能源、光伏、EV等行业，普遍在东南亚、东欧建厂。这些客户最关心的，不是软件或税务问题，而是如何解决海外的差旅资源、支付和票据管理。

他们面临的首要问题是：能否有一个统一平台来处理这些需求？

目前国内的平台，无论是传统TMC还是聚合平台，基本可以覆盖海外差旅产品的在线预订、支付和结算，比如订国际机票、海外酒店、接送机、欧铁或打车（如Grab）等。

但企业更关注的是线下场景：员工在海外需要乘地铁、吃饭或申请补助等，这类消费如何统一管理？合思除了提供线上全链路的解决方案，还支持线下备用金等支付手段，实现线上线下一体化管理。无论哪种消费，都可统一走预算和流程，实现前后端打通。

我们的目标是：未来出差员工回国后，可以做到“零发票”，所有消费通过系统记录，全程透明合规。目前，我们已与支付宝、微信及多家银行合作，在海外能刷支付宝或微信的商户都支持免垫资，消费数据、发票、出差申请单等形成完整证据链，确保合规。

李卓彪：有小伙伴说他们尝试集中采购海外酒店，但很多国家全球协议失效，重复谈判又消耗人力，在小体量地区根本没有议价能力，有解决办法吗？

胡百川：企业要在全球范围内谈协议价确实不容易。比如在国内，你可能是知名企业、业务量也大，相对好谈。但到了海外，预订量小、品牌影响力弱，当地酒店可能根本不认你，自然就很难谈下好价。

更现实的做法是通过资源整合来解决。有两个思路：

找国内代理：问问酒店有没有在中国的合作方，通过代理预订，价格通常比OTA便宜；

通过TMC整合全球资源，找一家有全球直采能力的供应商帮你完成这个环节。

李卓彪：很多员工习惯“先用后批”，但集团要求“先批再用”，这就导致各地的审批流程碎片化，难以统一管理。苏总可以分享一下这方面的经验。

苏世骏：过去TMC推广的是“先预订、后审批”的模式，但现在越来越多企业（尤其是民企、国央企）都转向“先审批、后预订”，以提升合规性。这种前置审批不仅控制出行标准，更重要的是对差旅预算进行管理。

以前企业只控制标准，现在则会设定年度差旅预算池，按部门、项目拆分，甚至考虑跨期。预算管控的核心就是出差申请单，它需要覆盖员工线上预订（如机票、酒店）和线下消费（如差补、地铁、招待费等），实现统一预算、统一流程。

企业需要一个系统，能完成预算创建、校验、占用、释放、扣除的全过程。在线上消费方面，机酒等由TMC集中支付；在线下消费方面，可以通过线下支付卡集中结算，员工实现免垫资、免贴票。

最终就能建立一条完整链路：预算 → 出差申请 → 实际出行 → 自动补助生成 → 报销，全流程受预算监管。如果超预算，还能触发特殊审批或直接拦截，真正做到合规、高效，员工企业两头都省心。

李卓彪：海外差旅中，各国的税号认证、发票标准、员工报销合规规则都不一样，集团财务根本判断不了。有办法解决吗？另外，国内预算月结、海外供应商账期混乱，如何平衡差旅规范与员工体验？

苏世骏：现在很多企业，像我们和上海交大合作的项目，员工（如老师）需要先自行支付差旅费用。支付后，系统会自动开票和提报，员工无需手动报销。这得益于数电发票的上线，使传统“现付+报销”模式发生了根本变化。

此外，AI技术的应用也在加速这一变革。过去TMC关注的是行程推荐，但在差旅领域，AI最重要的作用是用于财务审核，尤其适合费控场景。比如：

企业可将合规规则和关键字录入系统，自动识别不合规内容（如“烟酒茶”）。

AI还能辅助审核非结构化信息，比如业务招待需要上传照片证明人数，AI可自动识别人数，省去财务人工确认。

在海外差旅中，AI解决了财务审核的三大难题：

1.多语言识别难：不同语言的票据AI可自动翻译并识别。

2.票据标准不一：各国对报销凭证的要求不同（小票、invoice、银行流水等），AI能自动判断是否合规。

3.税率政策复杂：海外税务要求多种多样，各国对税前列支凭证要求也不同；如韩国消费超3万韩币需正式发票，AI可识别金额和对应规则，减少人为出错。

企业员工在海外支付多样（如亚马逊、TikTok公对公付款），通过AI实现提速，大幅度提升效率。再结合线上线下一体化的“免报销”方案，AI在帮助企业降本增效方面已发挥显著作用。

李卓彪：有伙伴反馈，到海外参加展会，通过合作伙伴预定海外团房后，发现被无故取消，并且海外酒店要求协议价提升。这种情况是为什么？怎么解决？

胡百川：首先要明确，团队房（团房）和OTA上预订的散客房本质上不是一回事。团队房通常涉及10间以上的集中入住，走的是酒店的团队销售线（如MAX线或大客户线），而不是OTA的零售库存。团房业务是非标、定制化的，每个需求都要单独报价、单独确认，因此没有标准化流程。

关于“团房被无故取消”的问题，我认为“无故”这两个字值得商榷。很多情况其实是因为没有付款。如果付了款，那就是“退款”而非“取消”。换位思考：如果你是酒店销售，客户说一个月后来50间房，条件都谈妥了，但迟迟没付款，而此时有另一个客户要同样日期的30间房并立刻付款，你会接哪个？当然是后者。这是全球酒店行业的普遍做法：见款才锁房。

因此，出现这类情况，往往是因为客户对团房预订机制不够了解。口头确认不等于锁定房间，必须尽快付款才算正式预订。

在我们多年做团房业务中，从未遇到过团队无房。但散客偶尔会遇到，主要是酒店“超卖”，类似航空公司的超售。这类情况我们有标准应对流程：

确认是无房：30分钟内安排加钱升级或更换周边更高级酒店，绝不让客人在前台干等。

房型不符：第一时间与酒店沟通协调，不成则也加价升级。

李卓彪：麻烦两位嘉宾用一两个关键词或者是一句话来给各位在座的到场的嘉宾们做一个总结。

胡百川：全球酒店业是一个基础扎实、发展空间大的行业，不像高科技行业波动大、泡沫多。酒店基于真实的物理空间和消费需求，稳定性更强。所以我们应该对这个行业有信心，保持平常心，疫情也只是过程中的小波折。对我们来说，最重要的就是踏实把每家酒店、每个直签资源做好，把客户服务好，这就是我们的愿景。

苏世骏：疫情是差旅行业的重大转折点。过去，海外差旅的主力是外企，但如今中资企业，尤其是央企、新能源企业及大型上市公司，出海差旅需求却大幅上升，今年普遍增长30%到50%，明年还会更高。这也带来了管理方式和支付习惯的变化，比如过去常见的到店付款，现在平台预付已成主流。无论客户侧、供应侧还是整体市场环境都在快速变化。

因此，大家需要“拥抱变化”。传统的降本增效手段，如果只是去抠TMC服务费，或与航司或酒店谈更低折扣，目前已经接近极限了。要想进一步提升效率或降本，需要探索新的方式和路径。