差旅管理数字化：利用在线预订和App简化流程

【环球旅讯】中国商务旅行市场潜力巨大，“一带一路”等政策也带来了新机遇。但中国的差旅企业需要重新审视不够灵活的差旅政策、低水平的差旅政策遵守度和复杂的报销流程，完善整体差旅及费用管理。

国际差旅管理公司在中国市场占有一席之地，它们认为中国市场虽然存在特殊挑战，但仍在持续发展。

BCD Travel大中华区董事总经理高思伟表示：“在线预订工具及App已迅速成为中国差旅管理市场必不可少的要素。”

BCD Travel大中华区董事总经理高思伟

BCD Travel等差旅管理公司正在开发开放的生态系统，促进差旅管理数字化。

差旅管理公司的目标是为商务旅行者提供满足其需求的服务，简化和提升商务旅行者的整体体验，如在航班取消的情况下可以立即预订替补机票，或通过奖励机制来鼓励降低差旅成本。关键在于，将休闲旅游的体验复制到商务旅行的场景下。

“B2B和B2C工具（用于旅行规划、行程管理等）之间一直存在着比较。C端的差旅工具由于普及程度较高、获得较大投入，相对较为先进。另一方面B端的需求也很高，旅行者既希望自身的需求能够得到满足、也希望拥有较好的交互界面以及App预订的便捷高效。” 高思伟提到。

简化报销流程

差旅管理正逐步向电子化差旅费用审批的方式发展，逐渐摆脱人工和书面文件处理等复杂的流程。

此外，差旅管理重点在于分析企业员工差旅费用，以及评估如何优化差旅费用。“差旅管理公司拥有数据和专业知识，它们可以更好地预测和评估，通过洞察数据为企业提供可执行的行动和项目，以控制差旅支出。”高思伟说。

BCD Travel的研究显示，参与调查的公司中，60%的公司使用在线预订工具和引入了费用管理系统。由于中国企业倾向于使用传统的费用管理方法而不是电子工具，因此在线预订工具和费用管理工具的使用率比较低，但这种情况正在迅速发生变化。高思伟说：“相关知识的缺乏限制了在线预订和费用管理工具使用率的提高，许多公司尚未部署差旅管理的完整流程。”

BCD Travel建议企业整合差旅和费用管理系统。在支付领域，中国境外的商户可以选择使用虚拟卡支付，而差旅管理公司帮助他们推进虚拟卡的使用。高思伟说：“通过使用虚拟卡支付旅行费用，用户无需使用自己的信用卡，从而避免漫长的报销流程。”他补充说，这其中面临的挑战是，员工在出差时如何获取正式发票。

“发票系统是中国税法的一个重要组成部分，企业必须遵守。”高思伟说，出差员工需要收集纸质发票，或者需要实时将差旅费用收据生成电子发票，简化差旅和费用报销流程，从而顺应差旅管理的发展。”

中国差旅企业需要考虑的4个方面：

* 你能否能够准确追踪所有差旅支出的方式？费用数据可否从你的差旅费用系统传递到会计系统？

* 你能否整合预订工具或差旅管理公司以外的预订数据？通过差旅管理公司（机票、酒店、地面交通）预订可能会占高达90％的额外费用。额外支出可能包括餐食、出租车、洗衣、停车，以及与支付、会计和人力资源相关的内部管理费用。

* 费用数据如何与相关的一个或多个差旅管理公司共享？

* 差旅管理系统如何改善政策遵守度？

与供应商开展业务合作

除了机票之外，差旅管理公司还将业务拓展到酒店、租车和保险领域。“我们与中航信合作提供机票内容，因为它是最大的机票库存来源。我们还与与酒店的多渠道系统（来自内部协议价、海外GDS和其他供应商，酒店批发商等）合作。一般来说，如果GDS提供企业协议价，那么就更好。一些酒店不在GDS上展示产品，那么可能有其他预订选项，但这不适用于航空公司的场景。”高思伟说。

飞猪等新兴平台为中小型企业提供了通过App来寻找和购买机票的选择。“目前我们尚未看到飞猪对差旅管理市场的影响，不少国内外航司都已在飞猪平台上开设了各自的旗舰店。这有助于比较价格。”高思伟说。

同样在航司的场景下，由于国际航协的新XML标准实施后，新分销能力（NDC）在中国尚未见起色。高思伟指出，汉莎在中国以外的市场所取得的进展，并没有更多其他同类的成功案例。汉莎对通过非NDC渠道进行的预订收取额外费用，根本目的是降低其分销成本。

中国民用航空局已决定推动国内票价改革，几个月前开放了724条航线的灵活定价，近日又新增了306条航线的灵活定价。高思伟表示：“这些航线在2017年载运了超过50%的国内航线旅客。尽管中国航司目前可以自由设定这些航线的价格，但按规定，每条航线每航季公布运价上调幅度累计不得超过10%，每家航空公司每航季上调票价的航线原则上也不能超过本企业上航季运营实行市场调节价航线总数的15%。”

考虑到对企业差旅计划的影响，高思伟表示，国内票价将变得更加“开放”，并将受到更大供求关系的影响。他补充说，在机票价格改革政策下，最高价和最低价的差距进一步扩大，提前预订将变得非常重要。“我们建议提前7-14天预订国内机票。此外，热门路线和出行高峰期（如周一早上/周五下午）的定价将会高于平均票价。因此，差旅企业可能需要对旅行政策进行评估。”高思伟说。